Zakładanie własnej firmy w Polsce nie wymaga już wizyt w wielu urzędach. Od kilku lat większość formalności można dopełnić online, jednak wciąż warto wiedzieć, na czym polega każdy krok i w jakiej kolejności należy je wykonać.
1. Wybór formy prawnej
Pierwszą decyzją jest wybór formy prowadzenia działalności. Najczęściej stosowane przez małe firmy to:
- Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najprostsza forma, rejestrowana bezpłatnie w CEIDG. Właściciel odpowiada całym majątkiem osobistym.
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – wymaga kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 5 000 zł, rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i prowadzenia pełnej księgowości.
- Spółka cywilna – forma współpracy minimum dwóch osób prowadzących JDG. Wymaga pisemnej umowy między wspólnikami.
Dla większości osób zaczynających samodzielnie JDG jest wyborem domyślnym ze względu na niskie koszty uruchomienia i prostą administrację.
2. Rejestracja w CEIDG
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (ceidg.gov.pl) to bezpłatny rejestr jednoosobowych działalności i spółek cywilnych. Wniosek CEIDG-1 można złożyć:
- online – przez profil zaufany na ceidg.gov.pl lub ePUAP,
- osobiście – w dowolnym urzędzie gminy,
- listownie lub przez pełnomocnika.
Wpis jest skuteczny z dniem złożenia wniosku. Jednocześnie wniosek trafia automatycznie do GUS (nadanie numeru REGON), urzędu skarbowego (nadanie NIP) oraz ZUS lub KRUS.
3. Nadanie numeru REGON i NIP
Numer REGON nadaje Główny Urząd Statystyczny w ciągu kilku dni od rejestracji w CEIDG. NIP – jeśli osoba fizyczna go nie miała – zostaje przypisany automatycznie. Dane dostępne są w systemie po krótkim czasie.
4. Zgłoszenie do ZUS
Nowy przedsiębiorca ma 7 dni od dnia wpisania do CEIDG na zgłoszenie się do ZUS jako ubezpieczony. Odbywa się to przez formularz ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne, gdy inna działalność zapewnia tytuł do ubezpieczeń społecznych).
Przez pierwsze 24 miesiące nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z preferencyjnych, obniżonych składek ZUS (tzw. „mały ZUS"). Warunek: brak prowadzenia działalności gospodarczej przez poprzednie 60 miesięcy i nieudzielanie świadczeń na rzecz byłego pracodawcy.
5. Wybór formy opodatkowania
Przy rejestracji należy wybrać formę opodatkowania dochodów. Dostępne opcje:
- Skala podatkowa – stawki 12% i 32%, możliwość odliczeń i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
- Podatek liniowy – stała stawka 19%, brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma, dostępna dla wybranych rodzajów działalności, stawka zależna od branży.
- Karta podatkowa – forma zamknięta od 2022 r. dla nowych podatników, dostępna tylko dla kontynuujących.
6. Rachunek bankowy
Przedsiębiorca nie ma ustawowego obowiązku posiadania odrębnego konta firmowego, jednak jest ono wymagane przy transakcjach przekraczających 15 000 zł oraz przy przelewach w ramach split payment (podzielona płatność przy transakcjach VAT). Konto firmowe ułatwia też prowadzenie ewidencji.
7. Rejestracja VAT
Nowy przedsiębiorca może być zwolniony z VAT, jeśli jego przewidywane roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł (limit obowiązujący od 2024 r.). W przypadku przekroczenia limitu lub dobrowolnego wyboru rejestracji VAT należy złożyć formularz VAT-R do właściwego urzędu skarbowego.
Szczegółowe przepisy dotyczące podatków regularnie aktualizuje Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl. Przed dokonaniem wyboru warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
Kolejne kroki
Po dopełnieniu formalności rejestracyjnych warto zapoznać się z obowiązkami dotyczącymi ewidencji przychodów i kosztów, terminami płatności składek ZUS oraz zasadami wystawiania faktur. Szczegółowe informacje na temat rejestracji spółek dostępne są w artykule o rejestracji firmy w KRS.